この連載では、マナー講師の金森たかこ先生に”新社会人（ワン）”のコロすけ君が、ビジネスマナーを教わります。
今回のテーマは「就活面接時のメール」。
［日程調整メール］返信の書き方と例文
例文１）企業から提示された日程をひとつ選ぶ場合
件名：Re: 面接日程に関するご相談（氏名）
ABC株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。〇〇〇〇と申します。
この度は面接日程をご連絡くださり、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました日程のうち、
下記日時にお伺いさせていただけますでしょうか。
〇月〇日（月）△時
お忙しい中、面接のお時間をいただきまして、誠にありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇〇〇（氏名）
〒123-4567
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――
例文２）企業が提示した日程がすべて合わない場合
件名：Re: 面接日程に関するご相談（氏名）
ABC株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。〇〇〇〇と申します。
この度は、日程調整のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご提示いただきました日程には出張の予定が入っており、
貴社に伺うことが難しい状況でございます。
こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、以下の日程で再調整をお願いできませんでしょうか。
１ 〇月〇日（月） △時～△時（△時に面接終了希望）
２ 〇月〇日（火） △時以降、いつでも調整可能
３ 〇月〇日（水） 終日調整可能
お忙しい中、お手数をおかけし恐れ入りますが、
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇〇〇（氏名）
〒123-4567
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――
例文３）希望日程をこちらで決められる場合
件名：Re: 面接日程に関するご相談（氏名）
ABC株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。
貴社の求人に応募いたしました、〇〇〇〇と申します。
この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
１ 〇月〇日（月） △時～△時（△時に面接終了希望）
２ 〇月〇日（火） △時以降、いつでも調整可能
３ 〇月〇日（水） 終日調整可能
４ 〇月〇日（木） △時以降、いつでも調整可能
上記日程でのご都合はいかがでしょうか。
ご検討、ご調整いただけますと幸いです。
ご多忙の折、誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇〇〇（氏名）
〒123-4567
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――
［面接日程確定メール］お礼の書き方と例文
例文１)
件名：Re: 面接日程に関するご相談（氏名）
ABC株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。〇〇〇〇と申します。
この度は面接日程をご連絡くださり、誠にありがとうございます。
必要書類を持参のうえ、下記の日時に貴社にお伺いいたします。
〇月〇日（月）△時
お忙しい中、面接日程をご調整くださり、誠にありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇〇〇（氏名）
〒123-4567
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――
例文２）
件名：Re: 面接日程に関するご相談（氏名）
ABC株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。〇〇〇〇と申します。
この度は面接日程のご連絡を頂戴しまして、誠にありがとうございます。
必要書類を持参のうえ、ご指定いただきました日時に貴社にお伺いいたします。
〇月〇日（月）△時
ABC株式会社 2階 会議室B
お忙しい中、面接のお時間をいただきましたこと、大変ありがたく存じます。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇〇〇（氏名）
〒123-4567
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――
例文３）学生の場合
件名：Re: 面接日程に関するご相談（〇〇大学 氏名）
ABC株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。
貴社の求人に応募いたしました、〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
この度は面接日程をご調整くださり、誠にありがとうございます。
必要書類を持参のうえ、ご指定いただきました日時に貴社にお伺いいたします。
〇月〇日（月）△時
ABC株式会社 2階 会議室B
お忙しい中、面接のお時間をいただき、誠にありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
〇〇〇〇（氏名）
〒123-4567
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――
忙しい担当者の時間を取らないよう、簡潔にまとめることが大切ですよ。
当日の持ち物などに不安がある場合は、このタイミングで確認するとよいでしょう。
［ケース別メール］返信の書き方と例文
例文１）企業から提示された日程案が一つだった場合
件名：Re: 面接日程に関するご相談（氏名）
ABC株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。〇〇〇〇と申します。
この度は面接日程をご連絡くださり、誠にありがとうございます。
必要書類を持参のうえ、ご指定いただきました下記の日時にお伺いいたします。
〇月〇日（月）△時
お忙しい中、面接のお時間をいただきまして、誠にありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇〇〇（氏名）
〒123-4567
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――
例文２）企業から提示された日程候補を複数選択する場合
件名：Re: 面接日程に関するご相談（氏名）
ABC株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。〇〇〇〇と申します。
この度は面接の日程候補のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
下記いずれかの日程で、ご検討いただけますでしょうか。
〇月〇日（月）△時
〇月〇日（火）△時
〇月〇日（水）△時
お忙しい中、日程調整にご対応くださり、誠にありがとうございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇〇〇（氏名）
〒123-4567
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――
例文３）企業から提示された候補日の都合が未定の場合
件名：Re: 面接日程に関するご相談（氏名）
ABC株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。〇〇〇〇と申します。
この度は面接日程をご連絡くださり、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、現時点ではまだスケジュールの見通しが立っておらず
こちらの希望日時をすぐには提示しかねる状況です。
〇月〇日（木）にはスケジュールが確定する予定ですので
それまで回答をお待ちいただけますでしょうか。
確定次第、すぐにご連絡を差し上げます。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが
何卒、よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇〇〇（氏名）
〒123-4567
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――
企業から返信が来ないときのメール例文
例文１）転送する場合
件名：面接日程のご相談（氏名）
ABC株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇と申します。
先日は面接の機会をいただけるとのご連絡を賜り、誠にありがとうございます。
ご相談させていただいております面接の日程ですが、その後の調整状況はいかがでしょうか。
念のため、〇月〇日（月）に送付しました、希望日を記載したメールを転送いたします。
もし日程のご都合がつかない場合は、別日での調整をいたしますのでお申し付けください。
なお、このメールと行き違いでご連絡をいただいておりましたら、誠に申し訳ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認の上、ご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇〇〇（氏名）
〒123-4567
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――
例文２）
件名：Re: 面接日程のご相談（氏名）
ABC株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇と申します。
先日は面接の機会をいただけるとのご連絡を賜り、誠にありがとうございます。
その後〇月〇日（月）に、面接希望日のご連絡をいたしましたが、
日程の調整状況はいかがでしょうか。
念のため、前回お送りしました面接希望日を以下に再度記載いたします。
１ 〇月〇日（月） △時～△時（△時に面接終了希望）
２ 〇月〇日（火） △時以降、いつでも調整可能
３ 〇月〇日（水） 終日調整可能
上記の日程でご調整いただけますと幸いです。
もしご都合がつかない場合は、別日での調整をいたしますのでお申し付けください。
なお、このメールと行き違いでご連絡をいただいておりましたら、何卒ご容赦願います。
――――――――――
〇〇〇〇（氏名）
〒123-4567
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――
担当者が多忙のため、対応が漏れている可能性もありますので、連絡を入れてもらったほうが助かるという考え方もあります。
メールの内容は、あくまでも「伺う」「お願いする」という姿勢が大切です。
それと、これまでの経緯がすぐにわかるよう、担当者とやり取りしたメールの返信で連絡をするか、「念のため」という言葉を添えて、転送すると相手も分かりやすいですよ。
決定した日時の変更が必要なときのメール例文
例文）
件名：面接の日程変更のお願い（氏名）
ABC株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。
先日、面接の日程をご連絡いただきました〇〇〇〇でございます。
この度は、面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡を差し上げました。
〇月〇日（月）△時から、面接のお時間をいただいておりましたが
急な出張が入り、上記日時に伺うのが難しい状況となってしまいました。
日程調整でお手数をおかけしましたのに、たいへん申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日程で面接日時の
再調整をご検討いただけませんでしょうか。
１ 〇月〇日（月） △時～△時（△時に面接終了希望）
２ 〇月〇日（火） △時以降、いつでも調整可能
３ 〇月〇日（水） 終日調整可能
４ 〇月〇日（木） △時以降、いつでも調整可能
お忙しいところお手数をおかけして、誠に申し訳ございません。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇〇〇（氏名）
〒123-4567
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――
一度決まった日程は変更しなくてよいように、スケジュール管理は徹底しておこないましょう。
上の例文は、どうしてもという場合に参考にしてくださいね。
メール作成のポイント
・送り主は、「いつ」の「何時」から面接予定の「誰」かがわかるように名乗る
・メールの目的、予定の日時に伺えなくなったことに対するお詫びと理由を記す
・理由は簡潔に書く（家庭の事情、急な出張、ゼミのプレゼンテーションなど）
・他企業の面接と被ってしまった場合は「都合が悪く」などとし、詳しい理由は伝えない
・新たに希望する日程は3候補以上提示する
・用件が変わるため、メールの件名は変更する
・これまでのやり取りの流れがわかるよう、過去のメールを付ける
面接後のお礼メールについて
面接後のお礼のメールは、必ずしも送らなければいけないものではありません。ただ、どうしても入社したい企業に対しては、感謝の気持ちを簡潔に伝えるといいでしょう。
その際に注意するポイントは3つあります。
１. 面接の当日中か、遅くとも翌日までには送る
２. 文面は基本の形式を踏まえ、簡潔にわかりやすく
３. 企業名、部署名、役職、担当者の名前を送信前に確認
誤字・脱字がないか、書き終わったら必ず見直します。良かれと思って書いたお礼メールが逆効果にならないよう、しっかり確認しましょう。
本文では、実際の面接時の内容にふれる一言があると思い出してもらいやすく、熱意も伝わります。
まとめ
なかでもビジネスメールは、単なる情報伝達手段としてだけでなく、情報の保管や共有にも使われ、仕事をする上で必要不可欠なツールといえるでしょう。
今回は、そんなビジネスメールの基本と就活面接メールの書き方について、例文を交えながらお伝えしました。
面接でコロすけ君の実力が存分に発揮されることを願っています。
※こちらの記事の内容は原稿作成時のものです。
最新の情報と一部異なる場合がありますのでご了承ください。
金森たかこさん連載記事
- 第1回 – “わかりました”の敬語って？ メールで間違いやすい敬語Q＆A
- 第2回 – WEB面接の正しいマナーは？Zoomなどで失敗しないコツ
- 第3回 – ［就活面接 返信とお礼メール］前編
- 第4回 – ［就活面接 返信とお礼メール］後編 例文集
この記事を監修したひと
大手食品メーカー人事部にて人材育成・秘書業務などに携わった後、フリーアナウンサーとして独立。テレビ・ラジオを中心にインタビュアー・司会・ナレーションなどの仕事に携わる。また、ビジネスマナー講師として、企業や行政機関、各種学校などへの講演・研修・コンサルティングを行う。
